Az irat a szerződésektől függetlenül is nyilvántartható, vagy partnerhez, szerződéshez és ügyirathoz kapcsolható.
Mit végezhet el ebben a modulban?
- 01
Irány, tárgy, külső hivatkozás, dátumok, felelős, határidő, prioritás, bizalmasság és címkék rögzítése.
- 02
Saját iktatókönyvek és automatikus számozás, külön bejövő, kimenő és belső sorozatokkal.
- 03
Keresés az irat adataiban és a feldolgozott csatolmányok tartalmában; irány-, állapot- és határidőszűrés.
- 04
Válasz iktatása előtöltött adatokkal, előzmény és válaszok összekapcsolása.
- 05
Több csatolmány és verziótörténet, folytatható feltöltés, jogosultság szerint védett letöltés.
- 06
Határidőhöz kapcsolt feladat és emlékeztető, illetve az iktatókönyvhöz rendelt közzétett munkafolyamat automatikus indítása.
Beérkező és kimenő iratok követése
Válassza ki az iktatókönyvet, az irányt és a kategóriát, majd adja meg a tárgyat, a partnert, a dátumokat és a felelőst. Az irat önállóan is nyilvántartható: nem kell minden levelet szerződéshez kapcsolnia. Az iktatószám a beállított számozási rendet követi.
A csatolt iratnak több változata lehet. A keresést a rögzített adatok és a feldolgozott dokumentumszöveg segíti. A válasziratok összekapcsolásával egy későbbi levélnél is visszakereshető az előzmény.
Felelős, ügyirat és következő teendő
Rendelje az iratot egy ügyirathoz, és indítsa el a hozzá tartozó jóváhagyási vagy feldolgozási folyamatot. A javítások előzménye megmarad. Az irat felelőse a feladatához szükséges hozzáférést kapja; ettől még nem válik számára minden szerződés elérhetővé.
Iktatás lépésről lépésre
A háromlépéses iktatóűrlap az irat adatain, az időpontokon és felelősségen, majd a dokumentumon és véglegesítésen vezet végig. Kategóriát és dokumentumtípust is választania kell. Visszalépéskor az adatok megmaradnak, mentés előtt összefoglaló segíti az ellenőrzést.
Dokumentumimportnál a felismert szöveg és adatértékek másolható előnézetben jelennek meg. Ellenőrizze a javasolt mezőket és a felismert partnert; új partner felvétele felhasználói döntést és megfelelő jogosultságot igényel. A szövegfelismerés nem helyettesíti az irat ellenőrzését.
NAV-számlák iktatása
Megfelelő NAV-kapcsolattal bejövő és kimenő számlák kereshetők. A kiválasztott számla fejléce és tételei az iktatáshoz menthetők. A részszámlákat külön iktatásként ugyanahhoz a szerződéshez vagy közös ügyirathoz kapcsolhatja.
A hosszabb keresési időszakot a rendszer kisebb szakaszokra bontja. A számlaadatok lekérése nem jelenti, hogy a számla PDF-je automatikusan rendelkezésre áll. A kontírozás és a könyvelési export külön pénzügyi lépés.
Fizikai iratok átadása és átvétele
Rögzítse az átadás idejét, az átadót és átvevőt. Első átadáskor az átadó az aktuális felhasználó lehet, de megadható a valós átadó; később az előző őrzőből indul a javaslat. A tényleges rögzítő külön megmarad.
Az átvevő visszaigazolhatja az átvételt. A mozgástörténet időrendben mutatja az átadásokat és a rendelkezésre álló időpontokból számított őrzési időt. Ezek az adatok a Riportközpontban is vizsgálhatók.
Korábbi iktatási nap és ismétlődő hivatkozás
Korábbi napra vagy évre csak külön jogosultsággal és kötelező indoklással iktathat. A választott iktatási időpont és a valódi rögzítési idő külön megmarad, a művelet naplózott. Jövőbeli iktatás nem engedélyezett.
Ha egy külső hivatkozást már más iratban használtak, a rendszer figyelmeztet. Az ismétlődést külön meg kell erősíteni a mentéshez, így a szándékos új kapcsolat elkülönül a véletlen ismétléstől.
Bejövő számla teljesítésigazolása és Outlook-levél
Részletes adatokkal iktatott bejövő számlához PDF-teljesítésigazolást készíthet. Ellenőrizze a címzettet, adjon megjegyzést, és kifejezetten erősítse meg a teljesítés elfogadását. Küldéshez saját aktív levelezési kapcsolat és külön küldési jog szükséges; a bejelentkezési e-mail-cím önmagában nem elég. Sikeres küldés után az igazolás nem módosítható vagy küldhető újra automatikusan.
Outlook MSG-fájl is csatolható. Jogosultsággal olvasható levélnézetben megnyithatja és letöltheti az eredetit. A levél HTML-tartalma nem fut; a beágyazott mellékletek külön kibontása és az MSG-ből történő automatikus adatfelismerés nem része a funkciónak.
Elérhetőség és működési feltételek
A nyilvántartási azonosítók megőrzése miatt a már kiosztott iktatószám, iktatókönyv és irány nem írható át. A PDF- és képtartalom felismerése opcionális.
A funkciók használata a szervezete beállításaitól és az Ön hozzáférésétől függ.
