ContractPilot
Az értékesítés, a beszerzés és a projektmunka külön nyilvántartásokban folytatódik. A döntéseknél és átadásoknál könnyen elveszik az előzmény.
Az összefüggéshez Önnek kell összeraknia a részleteket.
Kövesse az értékesítés, a beszállítói beszerzés és a projektmunka példáit. Lássa, hogyan kapcsolódnak az iratok, döntések, teljesítések és kimutatások.
Követhető átadás az irattól és döntéstől a teljesítésig.
02 / MUNKAFOLYAMAT
Az értékesítés, a beszerzés és a projektmunka eltérő úton indul. Az iratok, döntések, feladatok és pénzügyi adatok kapcsolata később is visszakereshető.
Összekapcsolódó funkciók
Kövesse végig a három példát. Minden lépésből megnyithatja a hozzá tartozó funkció részletes ismertetőjét.
Kapcsolja a szerződéshez a partnert, adja meg a dátumokat és a felmondási határidőt.
A funkció részleteiŐrizze meg az iratokat és változataikat a szerződéshez kapcsolva; az engedélyezett tartalomban kereshet is.
A funkció részleteiRögzítse az elszámolandó tételeket, és kezelje a teljesítés igazolását.
A funkció részleteiA teljesítési adatokból folytathatja a számlázási folyamatot, és követheti a fizetéseket.
A funkció részleteiA folyamat eredményeA megállapodás, az iratok és az elszámolás kapcsolata később is visszakereshető.
A teljesítés rögzítése önmagában nem állít ki éles számlát. A külső számlázás használatához megfelelő szolgáltatói kapcsolat és beállítás szükséges.
A kézzel vagy beállított levelezési kapcsolaton érkező ügyet partnerhez és szerződéshez rendelheti.
A funkció részleteiA prioritás, a felelős és a munkaidőhöz igazított SLA segít követni, melyik ügy igényel figyelmet.
A funkció részleteiAz ügyfél a hozzáférési hivatkozással válaszolhat és fájlt küldhet. A belső megjegyzések elkülönülnek az ügyfélnek szánt válaszoktól.
A funkció részleteiA rögzített és jóváhagyott ráfordítás teljesítési tétellé adható át, majd innen folytatható az elszámolás.
A funkció részleteiA folyamat eredményeA bejelentéstől a ráfordításig követhető, mi történt a szerződéshez kapcsolódó ügyben.
Az e-mailes ügyindítás és az értesítések beállítást igényelnek. Az elszámolásba a jóváhagyott ráfordítás kerülhet át; az ügy lezárása nem jelent automatikus számlázást.
Vegye nyilvántartásba a dokumentumot, hogy az azonosítója és az előzményei alapján megtalálható legyen.
A funkció részleteiFogja össze az összetartozó iratokat és teendőket egy ügyiratban.
A funkció részleteiA beállított munkafolyamat lépései szerint továbbíthatja az iratot felülvizsgálatra és jóváhagyásra.
A funkció részleteiA felelősök, határidők és értesítések alapján tartsa szemmel az ügy lezárásához szükséges feladatokat.
A funkció részleteiA folyamat eredményeAz irat útja és a hozzá kapcsolódó munka egyaránt áttekinthető marad.
A bemutatott lépések használati példák. A munkafolyamatot, a jogosultságokat és az értesítéseket a szervezet működéséhez kell beállítani.
AZ ÉRDEKLŐDÉSTŐL A BEFIZETÉSIG
A gyakorlati példa összeköti az értékesítést, az ajánlatot, a szerződés egyeztetését, a jóváhagyást, a szolgáltatást, a teljesítést és a pénzügyet. Minden lépésnél láthatja, ki dolgozik vele, mit ellenőriz, és mi lesz a következő lépés alapja.
A nevek, összegek és szolgáltatási beállítások szemléltető példák. A tényleges lehetőségeket a hozzáférések, a szerződés és a beállított kapcsolatok határozzák meg.
Értékesítő
Keresse meg a partnert, vagy rögzítse a céget és a kapcsolattartót. Ellenőrizze a számlázási adatokat és az e-mail-címet. Importált adatoknál előbb nézze át a próbaeredményt, hogy ne jöjjön létre felesleges másolat.
Eredmény: használható partneradatlap, amelyre a későbbi lehetőség és szerződés hivatkozhat.
Részletes funkcióismertető →Értékesítő
Rögzítse az igényt, a becsült értéket és pénznemet, a várható döntési időpontot, a felelőst és a következő teendőt. A példában egy bevezetésből, havi licencből és támogatásból álló megállapodás várható nettó értéke 6 800 000 Ft. Ez még nem kiállított számla és nem beérkezett bevétel.
Eredmény: követhető értékesítési szakasz és dátumhoz kötött következő teendő.
Részletes funkcióismertető →Értékesítő
Töltse fel a PDF- vagy DOCX-ajánlatot; adja meg a címet, az összeget, a pénznemet, a lejáratot és a változat megjegyzését. Küldés előtt ellenőrizze a címzettet és a hivatkozás érvényességét. Saját kimenő postafiókkal küldhet, vagy kézzel továbbíthatja a védett linket. E-mailes ellenőrzőkód külön bekapcsolható.
Eredmény: meghatározott ajánlatváltozathoz tartozó, lejáró és visszavonható hivatkozás.
Részletes funkcióismertető →Partner és értékesítő
A partner a megosztott változatot nézi meg, majd névvel és kifejezett megerősítéssel elfogadhatja, vagy indoklással elutasíthatja. Több címzettnél az első végleges döntés zárja le a kört. Elfogadáskor a lehetőség megnyert állapotba kerül; elutasítás után a következő egyeztetést kell rendezni. Új tartalomhoz új változat és új döntési kör szükséges.
Ellenőrzés: az ajánlat elfogadása üzleti döntés; nem a szerződés elektronikus aláírása.
Részletes funkcióismertető →Értékesítő vagy szerződésfelelős
A megnyert lehetőségből indítsa el a szerződéstervezetet. A partner és az ismert adatok előkészítve átkerülnek, de ellenőrizze a végleges megállapodás címét, időszakát, felelőseit és értékét. A kapcsolat mindkét irányban megmarad: a szerződésből visszakereshető az értékesítési előzmény.
Eredmény: szerződéstervezet, megőrzött előzményekkel. Elveszett lehetőségből nem indul ugyanez az átalakítás.
Részletes funkcióismertető →Szerződésfelelős és pénzügy
A példában három tétel szerepel: egyszeri bevezetés nettó 2 600 000 Ft, havi licenc 300 000 Ft és havi támogatás 50 000 Ft. Adja meg a mennyiséget, az egységet, az áfát, az időszakot és a teljesítésigazolás feltételeit. A szerződés fejlécében szereplő összeg nem helyettesíti a számlázás alapjául szolgáló tételeket.
Ellenőrzés: korábban már számlázott időszakot ne számoljon el újra.
Részletes funkcióismertető →Szolgáltatásfelelős
A támogatási tételhez állítsa be a munkanapokat, munkaidőt, első válasz és megoldás idejét, valamint a figyelmeztetést és a felelősi továbbítást. Ügyindításkor a vállalás az adott ügyhöz kerül. A kereteket és a kereten felüli munka elszámolását a szerződésnek megfelelően ellenőrizze; ne tekintse az időrögzítést automatikus számlázásnak.
Eredmény: a szolgáltatási ügy a megfelelő szerződéshez, tételhez és vállaláshoz kapcsolódik.
Részletes funkcióismertető →Partner, szerződésfelelős és jogi felelős
A partner a megosztott dokumentumváltozathoz jelezhet vissza vagy adhat új változatot. A belső megjegyzések és jóváhagyások nem kerülnek át a külső nézetbe. Ellenőrizze a kötelező, tiltott és ajánlott kikötéseket. Az eltérést indokolni és a megfelelő felelőssel jóváhagyatni kell; aláírást blokkoló nyitott eltérés mellett nem lehet továbblépni.
Ellenőrzés: az automatikus jelzés emberi ellenőrzést támogat, nem helyettesíti a jogi döntést.
Részletes funkcióismertető →Kijelölt jóváhagyók
Indítsa el a közzétett folyamatváltozatot. A jogi, pénzügyi és vezetői ellenőrzés egymást követő lépésekhez rendelhető, felelőssel és határidővel. A feladatot a folyamat saját műveletével zárja le; a teendő egyszerű készre állítása nem helyettesíti a jóváhagyást. Javítás vagy új dokumentumváltozat után a beállított szabályok szerint ismételt ellenőrzés lehet szükséges.
Eredmény: visszakövethető belső döntés az ellenőrzött tartalomról.
Részletes funkcióismertető →Aláírásra jogosult személyek
A végleges PDF-et a beállított DocuSign-kapcsolattal, a megadott aláírói sorrendben küldje el. Kövesse az állapotot; sikeres befejezés után ellenőrizze az aláírt PDF-et és a visszakerült teljesítési igazolást. Az aktív szerződés további feladatai ezekhez az előzményekhez kapcsolódnak.
Feltétel: saját DocuSign-fiók és beállított kapcsolat szükséges. A bemutatott megoldás nem minősített elektronikus aláírás.
Részletes funkcióismertető →Teljesítő és jóváhagyó
Nyissa meg a megfelelő időszakot, adja meg a tényleges mennyiséget és szükség esetén az eltérés indokát. A példában az egyszeri bevezetés teljesítése nettó 2 600 000 Ft. A jóváhagyó elfogadhatja vagy javításra visszaadhatja. Az elkészült igazolás megőrzi a létrehozáskor érvényes adatokat.
Eredmény: jóváhagyott teljesítés, amelyből ellenőrizhető számlatervezet készíthető.
Részletes funkcióismertető →Pénzügy
Ellenőrizze a számlatervezetet, majd a beállított számlázási kapcsolattal állítsa ki. A példabeli nettó 2 600 000 Ft 27% áfával 3 302 000 Ft bruttó. A számlakiállítás és a pénz beérkezése külön esemény: a tényleges befizetést dátummal és banki hivatkozással rögzítse. Részfizetésnél a fennmaradó tartozás továbbra is követhető.
Ellenőrzés: a példában szereplő összeg és adókulcs szemléltető adat, nem díjajánlat vagy adózási útmutatás.
Részletes funkcióismertető →Felelősök és vezetők
Az áttekintőből nézze meg a nyitott teendőket, a kintlévőséget és a szolgáltatási állapotot. A folyamatelemzésnél szűrjön időszakra, folyamatra és csoportra, majd nyissa meg a számok mögötti tételeket. A késési becslést a mintaszámmal és bizonytalansággal együtt értelmezze; kevés korábbi adatból nem adható megbízható következtetés.
Eredmény: megérthető, ellenőrizhető összkép az üzlet teljes útjáról, a saját hozzáférési körén belül.
Részletes funkcióismertető →AZ ÜZLETI MUNKA KÖZÖS ÖSSZEFÜGGÉSEI
A szerződések mellett a beszállítói döntések, a csapat feladatai és az ellenőrizhető kimutatások is helyet kapnak. Válassza ki a munkaterületét, és ismerje meg a lépéseket és feltételeket.
A megrendelés rögzítése nem küldi el automatikusan az iratot a beszállítónak.
Részletes ismertetőA ráfordítás-követés nem indít automatikus számlázást; a kapacitás- és költségtervezés külön, még tervezett bővítés.
Részletes ismertetőA sablon megosztása megőrzi a címzett adatjogait; a különböző pénznemek nem adódnak össze átváltás nélkül.
Részletes ismertetőA lehetőségek a szervezete számára bekapcsolt funkcióktól, a hozzáférésektől és a beállított külső kapcsolatoktól függnek. A bemutatón egyeztetjük, melyek használhatók az Ön környezetében.
A RENDSZER FELÜLETE
Valódi alkalmazásképek mintaadatokkal. A képekre kattintva nagyobb méretben is áttekintheti a felületet és a kapcsolódó műveleteket.
Az értékesítési adatlaphoz következő teendő és verziózott ajánlat kapcsolható.
Kapcsolódó funkcióismertető →
A szerződés adatai, állapota és a kapcsolódó munkaterületek egy helyről nyithatók meg.
Kapcsolódó funkcióismertető →
Szerződéses tételek, teljesítési időszakok és az elszámolás adatai.
Kapcsolódó funkcióismertető →
Számlák keresése és a kapcsolódó pénzügyi állapotok ellenőrzése.
Kapcsolódó funkcióismertető →ISMERJE MEG SZEMÉLYESEN
Még nem használja a ContractPilotot? Egy bemutató keretében megismerheti a rendszer működését, és átbeszélhetjük, hogyan illeszkedik az Ön szervezetének folyamataihoz.
Bemutatót kérek