A Beszerzés egy ügyben fogja össze, mire van szüksége, mely beszállító mit ajánlott, miért választottak közülük, és milyen megrendelés született.
Mit végezhet el ebben a modulban?
- 01
Indítás iktatott iratból, négy áttekinthető lépésben.
- 02
Mennyiségek, egységárak, áfa és pénznem kezelése tételenként.
- 03
Több ajánlat, indokolt döntés, megrendelés és szerződéskapcsolat.
Honnan indítható a beszerzés?
Indulhat ajánlatkérésből, kéretlenül érkezett beszállítói ajánlatból vagy közvetlen megrendelésből is. Előbb iktassa az induló iratot: az ajánlatkérés és a megrendelés kimenő, a beszállítói ajánlat bejövő irat. A fájlok az iktatásban maradnak, a beszerzési ügy hozzájuk kapcsolódik.
A négylépéses varázsló az indítástól az alapadatokon, az iraton és tételeken át a hozzáférés és az összefoglaló ellenőrzéséig vezeti. Válasszon felelőst, adja meg az ügy tárgyát, és mentés előtt nézze át az adatokat.
Mit tartalmaznak az igény- és ajánlati tételek?
Rögzítse a megnevezést, a szükséges mennyiséget és mértékegységet. Ajánlatnál és megrendelésnél nettó egységár és áfa is szükséges. Ajánlatkérésnél az ár még ismeretlen maradhat: ez nem jelent nulla forintos ajánlatot.
A beszállítói irat sorait az ügy igénytételeihez rendeli. Így ellenőrizhető, mely igényre, milyen mennyiségre és áron érkezett ajánlat. A nettó, áfa- és bruttó összegek a tételsorokból számítódnak.
Hogyan lesz az ajánlatból megrendelés?
Több beszállítói ajánlatot rögzíthet és összevethet. A kiválasztás indoklást igényel; lejárt vagy a szükséges igényeket nem teljesen lefedő ajánlat nem választható. A megrendelés előtölti az elfogadott ajánlat tételeit és pénznemét, és azokkal egyező teljes megrendelés készíthető.
Megrendelés után azonos partnerhez tartozó beszállítói szerződés kapcsolható az ügyhöz. Ez a kapcsolat az előzmények visszakeresését segíti, önmagában nem aláírás. A megszakítás és újranyitás indoklással követhető.
Közös munka és beszerzési kimutatások
Az ügy több személlyel és hozzáférési csoporttal megosztható. A kapcsolt iktatások és szerződések megnyitásához továbbra is azok saját engedélyei szükségesek. Az előzményekben látható, ki rögzítette vagy módosította az adatot és miért született döntés.
A Riportközpontban az ügyek, iratok, igények és tételsorok jogosultság szerint vizsgálhatók, Excelbe exportálhatók. Például megkeresheti a határidős beszerzéseket, vagy beszállító és pénznem szerint áttekintheti az ajánlatokat.
Elérhetőség és működési feltételek
Már iktatott irat és megfelelő hozzáférés szükséges. Részmegrendelés, részszállítás, automatikus beszállítói dokumentumkészítés vagy -küldés és tételes számla–megrendelés egyeztetés még nem használható.
A funkciók használata a szervezete beállításaitól és az Ön hozzáférésétől függ.
