A teljes rendszer.
Áttekinthetően.

A szerződés közös kapcsolódási pont a partner, a dokumentumok, a feladatok, a szolgáltatási ügyek és a pénzügyi teljesítés számára.

• Bejövő és kimenő szerződések, saját és partneri szerződésszám, szabályozható automatikus számozás.
• Kezdet, lejárat, felmondási határidő és automatikus hosszabbítás rögzítése, egymáshoz illeszkedő dátumok ellenőrzésével.
• Ellenőrzött állapotváltások, indokolt lezárások és időrendi változástörténet.

A partnernyilvántartás a szerződések és az ügyfélszolgálat közös alapja. Egy partnerhez több telephelyet és kapcsolattartót is rögzíthet.

• Hivatalos és rövid cégnév, cím, adóazonosítók, elérhetőségek, iparág, aktivitás és megjegyzések.
• Több telephely és kapcsolattartó, elsődleges kapcsolattartó kijelölése, kapcsolódó szerződések áttekintése.
• XLSX- és CSV-import mezőpárosítással, próbaellenőrzéssel, meglévő partnerek felismerésével és választható frissítéssel.

Az adatlapokat a nyilvántartandó információhoz igazíthatja. A sablonok változása ellenőrizhető, a korábbi szerződések szerkezete megőrizhető.

• Szöveg, hosszú szöveg, szám, dátum és igen/nem típusú szerződés- és partnermezők.
• Kötelezőség, kereshetőség, listaoszlop és aktív állapot mezőnként; szerződésenként további mezők is hozzáadhatók.
• Egy- vagy kétoszlopos mezőcsoportok, alapértékek és választható alapértelmezett adatlap-sablon.

Az irat címe mellett a tartalma is segíti a visszakeresést. A feltöltés, feldolgozás és a korábbi változatok állapota követhető.

• PDF, DOCX, TXT, XLSX, RTF és támogatott képfájlok kezelése címmel, leírással és címkékkel.
• Új fájlváltozat feltöltésekor a korábbi verzió megmarad. A feltöltés előrehaladása látható, megszakítás után ugyanazzal a fájllal folytatható.
• Támogatott irodai formátumokból szövegkinyerés; bekapcsolt dokumentumfeldolgozással PDF- és képalapú szövegfelismerés magyarul és angolul.

Az irat a szerződésektől függetlenül is nyilvántartható, vagy partnerhez, szerződéshez és ügyirathoz kapcsolható.

• Irány, tárgy, külső hivatkozás, dátumok, felelős, határidő, prioritás, bizalmasság és címkék rögzítése.
• Saját iktatókönyvek és automatikus számozás, külön bejövő, kimenő és belső sorozatokkal.
• Keresés az irat adataiban és a feldolgozott csatolmányok tartalmában; irány-, állapot- és határidőszűrés.

Egy összetettebb ügy teljes dokumentációját és teendőit együtt követheti, saját felelőssel és határidővel.

• Önálló ügyindítás vagy ügyirat létrehozása egy már iktatott dokumentumból.
• Automatikus ügyszám, típus, partner, szerződés, kategória, felelős, prioritás és határidő.
• Meglévő iratok hozzárendelése és új iratok iktatása közvetlenül az ügyből. A válaszok az ügyben maradnak.

A munkafolyamat megadja, ki ellenőriz, ki dönt, és hogyan jut tovább egy üzleti ügy.

• Vizuálisan kialakítható lépéssor, piszkozat és közzétett folyamatváltozat.
• Személyhez vagy hozzáférési csoporthoz rendelt feladatok és felelősi szabályok.
• Határidő, prioritás, jóváhagyás vagy teljesítés és kötelező megjegyzés.

A munkalista összekapcsolja a kézi teendőket a szerződéses, iratkezelési és teljesítési határidőkkel.

• Általános vagy szerződéshez kapcsolt feladatok, személyes és csoportos felelőssel, prioritással, leírással és csatolmányokkal.
• Napi, heti, havi vagy éves ismétlődés; lezárás után a következő példány és emlékeztetői létrejönnek.
• A szerződés lejárata és felmondási határideje automatikus, a szerződés állapotát követő jelzésként jelenik meg.

A feladatok tervezett időtartamát és összefüggéseit közös idővonalon tekintheti át és jogosultsággal módosíthatja.

• Tervezett kezdés, határidő, százalékos készültség, mérföldkövek és szülő–alfeladat kapcsolat.
• Napos, hetes, havi és negyedéves lépték; keresés feladatra, leírásra és szerződésre.
• A sávok áthelyezése és széleik módosítása közvetlenül a diagramon, jogosultság-ellenőrzéssel.

A szerződés vállalásait összevetheti a tényleges teljesítéssel, majd az ellenőrzött sorokat továbbviheti az igazolás és a számlázás felé.

• Szerződéses tételek mennyiséggel, nettó egységárral, pénznemmel és áfakulccsal.
• Egyszeri, havi, negyedéves vagy éves ismétlődés, automatikusan előálló esedékes teljesítési időszakok.
• Korábbi feltételek megőrzése: egy későbbi árváltozás nem írja át a már létrehozott teljesítési adatokat.

A számlázás a jóváhagyott teljesítésből folytatható, a kiállított számla és a fizetési helyzet a szerződés mellett követhető.

• Jóváhagyott teljesítésből kimenő szerződéshez számlatervezet, majd kézzel jóváhagyott Számlázz.hu-s számlakiállítás.
• Alkalmazáson belüli PDF-megjelenítés, letöltés, számlakeresés és kiállítási előzmények.
• Rész- és teljes fizetések rögzítése és korrekciója, fizetett, részben fizetett, lejárt és tartozásos állapotok.

Az ügyfélszolgálati ügyből közvetlenül látható, melyik partnerhez és szerződéshez tartozik a bejelentés. A kezelés, a válasz és a ráfordítás egy folyamatban marad.

• Kézi ügyindítás és ellenőrzött e-mailes bejelentés, automatikus ügyszám, státusz, prioritás és személyes vagy csoportos felelős.
• Külön ügyfélnek szánt üzenetek és belső megjegyzések; a belső kommunikáció nem jelenik meg az ügyfélportálon.
• Szerződéshez és szolgáltatástételhez kapcsolódó válasz- és megoldási vállalások, követhető átadás és újranyitás.

Az SLA a vállalt első válasz- és megoldási időt jelenti. A rendszer a szervezet munkanapjai és munkaszünetei szerint követi ezeket.

• Első válasz- és megoldási célidő, időzóna, munkanapok, napi munkaidő és munkaszüneti napok beállítása.
• A szerződés alapértelmezett SLA-ja, szolgáltatástételhez tartozó szabály és jogosult kézi felülírás.
• Az ügy indulásakor megőrzött vállalások; későbbi szabályváltozás nem írja át a már futó ügyet.

Az ügyfél e-mailben kapott, időben korlátozott hivatkozással követheti a saját ügyét, és ugyanott válaszolhat.

• Lejáró, visszavonható ügyfélportál-link, külön ügyfélfiók nélkül.
• Csak az ügyfélnek szánt üzenetek és azok csatolmányai láthatók; belső megjegyzések és ráfordítások nem.
• Válaszadás, több támogatott csatolmány feltöltése és ellenőrzött fájlfeldolgozás.

A mutatók a ténylegesen rögzített, az Ön számára elérhető adatokból készülnek. A számok mögötti munkalisták közvetlenül megnyithatók.

• Aktív és lejáró szerződések, felmondási időszak, automatikus megújulások és jóváhagyásra váró tételek.
• Nyitott és késedelmes feladatok, készültség, mérföldkövek, blokkolt feladatok és tevékenységi előzmények.
• Saját, kiválasztott személyes, csoportos vagy szervezeti nézet, a hozzáférések szerint.

A magyar és angol asszisztens a rendszersúgót, az engedélyezett üzleti adatokat és külön hozzájárulással a dokumentumtartalmat használja.

• Rendszerhasználati válaszok a karbantartott, kétnyelvű terméktudás alapján.
• Olvasási lekérdezések a jogosultság szerint elérhető partnerekre, szerződésekre, feladatokra, számlákra és aláírási kérelmekre.
• Kulcsszavas és jelentésalapú keresés az engedélyezett dokumentumrészletekben, iktatott iratokban is.

A súgó a napi munkafeladatokból indul ki, és az elvégzésükhöz szükséges adatokat, lépéseket és jogosultságokat magyarázza el.

• Keresés címben, kulcsszavakban és teljes tartalomban, témakör szerinti szűréssel.
• Cél, hozzáférési feltételek, kötelező és feltételes adatok, lépésenkénti munkamenet.
• További lehetőségek, gyakorlati tippek, gyakori hibák és megoldások.

A jogosultság a listákban, keresésekben, riportokban és a kapcsolódó dokumentumok megnyitásakor is számít.

• Egy felhasználói fiókkal több szervezethez csatlakozhat, külön tagsággal és szervezeti szerepkörrel.
• Visszavonható, lejáró szervezeti meghívások, aktív és inaktív tagságok kezelése.
• Megtekintő, szerkesztő és kezelő hozzáférés; szerződéshez közvetlenül vagy csoporton keresztül rendelhető engedélyek.

A ContractPilot szolgáltatói környezetben, ügyfél által kontrollált dokumentumtárhellyel vagy teljes saját szerveres telepítésben is használható.

• Cloud: az alkalmazás, az üzleti adatok és a privát dokumentumok a szolgáltatói környezetben találhatók.
• Saját dokumentumtár: a dokumentumfájlok saját, támogatott SFTP-tárhelyen maradhatnak, miközben az alkalmazás szolgáltatói környezetben fut.
• Saját szerver / saját szerver: az alkalmazás, az adatbázis és a dokumentumok az ügyfél infrastruktúráján, üzemeltetői bevezetéssel.

A szerződés kiválasztott PDF-verziója a szervezet saját DocuSign-fiókján keresztül küldhető aláírásra.

• Saját DocuSign-fiók összekapcsolása, külön teszt- és éles környezettel.
• Előkészített PDF-verzió, generált aláírási oldal és legfeljebb tíz egymás után következő e-mailes aláíró.
• Aláírási kérelem kiküldése és állapotkövetése, visszavonás megfelelő jogosultsággal.

Külön kezelheti a saját kimenő levelezést és a szervezet közös ügyfélszolgálati levelezését. A számlázás, az aláírás és a naptárelőfizetés a megfelelő munkafolyamathoz kapcsolódik.

• SMTP/IMAP, Microsoft 365 vagy Google Workspace / Gmail saját postafiókos kapcsolat; egyszerre egy aktív levelezési mód.
• Kimenő ügyfélválaszok és bejövő levelek közös ügyszálban, feladó-ellenőrzéssel és ismétlődő üzenetek felismerésével.
• Egyértelmű jogosultságnál automatikus ügyindítás és visszaigazolás; bizonytalan leveleknél kézi felülvizsgálat és ügyhöz rendelés.

Rögzítse a megkeresést még a szerződés előtt, és kövesse a felelőst, a várható üzleti értéket és a következő teendőt.

• Mit érdemes az első megkereséskor rögzíteni?
• Hogyan halad tovább az ügylet?
• Hogyan lesz belőle szerződés?

Verziózott PDF- vagy Word-ajánlat, lejáró ügyféllink, követhető kiküldés és egyértelműen rögzített elfogadás vagy elutasítás.

• Feltöltés és a kiküldött változat megőrzése
• Kiküldés és címzett-ellenőrzés
• Mi történik a címzett döntésekor?

A partner a neki szánt dokumentumváltozatot kapja meg; a belső megjegyzések és jóváhagyási adatok elkülönülnek.

• Készítse elő a partnernek szánt változatot
• Egyeztetés és új változat
• Mit lát a partner, és mit kell még belül ellenőrizni?

A szervezet elvárt szerződéses rendelkezéseinek ellenőrzése, emberi felülvizsgálattal és indokolt kivételekkel.

• Mit jelent a kikötésgyűjtemény?
• Hogyan kell értelmezni a találatot?
• Mikor kell kivételt jóváhagyatni?

Lássa, melyik lépésen várakozik a munka, hogyan alakul az átfutási idő, és melyik folyamat igényel figyelmet.

• Az összesítéstől a konkrét ügyig
• Szűrje a saját kérdésére a kimutatást
• Mit jelent a késési becslés?

Beállított üzleti eseményekhez feladat, értesítés vagy állapotváltozás kapcsolható.

• Mire használható egy automatizmus?
• Mi történik ismételt eseménynél?
• Mi marad emberi döntés?

Az alkalmazás használatakor észlelt hibát saját hibajegyként jelentheti be, képernyőképpel és követhető válaszokkal.

• Mikor használja ezt a felületet?
• Mit írjon a hibajegybe?
• Hogyan követheti a megoldást?

A Beszerzés egy ügyben fogja össze, mire van szüksége, mely beszállító mit ajánlott, miért választottak közülük, és milyen megrendelés született.

• Indítás iktatott iratból, négy áttekinthető lépésben.
• Mennyiségek, egységárak, áfa és pénznem kezelése tételenként.
• Több ajánlat, indokolt döntés, megrendelés és szerződéskapcsolat.

A projekt közös keretet ad a csapat feladatainak és a kapcsolódó üzleti iratoknak. A projektben és a személyes munkalistában ugyanazt a feladatot kezeli.

• Vezető, csapat, szakaszok, mérföldkövek és függőségek.
• Feladatlista, Kanban, Gantt és naptár ugyanahhoz a munkához.
• Órabecslések, napi munkaidő és jogosultság szerinti Excel-riport.

Az ötlépéses riportvarázslóval kiválaszthatja, miről szeretne listát vagy összesítést látni. Mentés nélkül is kipróbálhatja, majd ugyanazt az összeállítást más keresési értékekkel újra futtathatja.

• Választható oszlopok, ÉS/VAGY feltételek, rendezés és összesítés.
• Kapcsolati térkép és egymástól független listaösszesítések.
• Több személynek vagy csoportnak megosztott sablon, védett XLSX-letöltés.

A pénzügyi munkalista megmutatja, mely számlatételeknél hiányzik még könyvelési adat. A tételenkénti bontás segít a költségek és bevételek előkészítésében.

• Egy számlatétel több főkönyvi számlára bontható.
• Kereshető számlatükör és import előnézettel.
• Bejövő és kimenő irány szerint szűrhető könyvelési export.

A modulok kibontott menüje rövid leírásokkal különíti el a napi munkát és a beállításokat. Az Új menü a létrehozási lehetőségeket fogja össze.

• Jogosultságokhoz igazodó oldalsó és mobil menü.
• Új üzleti ügyek, iratok, feladatok és riportok közös indítása.
• Menükereső, modulválasztó és szervezeti gyorselérés.